Wissenswertes - FAQs
Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung
Rechnungen per Fax oder Email
Wer muss Bücher führen?
Wer ist Kaufmann?
Die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Aufbewahrungsfristen für Belege
Definition einer Dienstreise
Auslagenersatz bei Reisekosten
Rechnungen per Fax oder Email
Wer muss Bücher führen?
Wer ist Kaufmann?
Die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Aufbewahrungsfristen für Belege
Definition einer Dienstreise
Auslagenersatz bei Reisekosten
Neue Rechnungsformvorschriften
Für den Vorsteuerabzug gelten nach § 14 Abs. 1 UStG seit dem 01.07.2004 grundsätzlich:- Nur wenn
sämtliche geforderten Rechnungsmerkmale vorhanden sind, ist die Voraussetzung für den Vorsteuerabzug
beim Rechnungsempfänger gegeben - bei deren Nichtbeachtung bleibt künftig der Vorsteuerabzug
grundsätzlich versagt!
Welche Angaben enthalten sein müssen, können Sie unserer Musterrechnung entnehmen. - Um den Vorsteuerabzug nicht zu verlieren, muss der Rechnungsempfänger die Mängel einer erhaltenen Rechnung rügen.
- Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis zu 150 Euro) müssen mindestens folgende
Merkmale enthalten:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung
- Entgelt, darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe und Steuersatz
- Hinweis auf Steuerbefreiungen bei steuerfreien Umsätzen. - Wird trotz mangelhafter Rechnungsstellung ein Vorsteuerabzug gebucht, stellt dies den Tatbestand einer Steuerhinterziehung dar.
Faxrechnungen sind problematisch!
Laut Bundesministerium für Finanzen berechtigen Faxrechnungen nur dann zum Vorssteuerabzug, wenn folgende Punkte gelten:- die Übertragung muss von Standard-Telefax zu Standard-Telefax erfolgen.
- wenn dem Rechnungsempfänger nicht bekannt ist, ob der Rechnungssteller ein solches Standard-Telefax verwendet hat, muss er dies erfragen.
- Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen je einen Ausdruck in Papierform aufbewahren.
- Rechnungen auf Thermopapier müssen zur dauerhaften Lesbarkeit auf normales Papier kopiert werden.
Der Ausweg: die elektronische Signatur
Die Übertragung einer Rechnung von einem Faxserver oder einem Computer-Fax sowie per Email gelten als elektronische Übermittlung. Ein Vorsteuerabzug ist dabei nur dann zulässig, wenn eine (qualifizierte) elektronische Signatur verwendet wird. Allerdings wird diese Technik von Standard-Fax-Geräten noch nicht unterstützt.
Wer muss Bücher führen?
In §238 Absatz 1 HGB steht dazu:jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.
Wer ist Kaufmann?
- jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt und folgende Tätigkeiten ausübt: An- und Verkauf von Waren, Bearbeitung von Gütern und Personen, Handelsvertreter, Versicherungen u.v.a.m.
- in das Handelsregister eingetragene Firmen (GmbH, KG, OHG, AG)
- jeder, der eine Firma führt, deren Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erforderlich machen
Was sind die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?
§238-263 HGB
- Belegzwang: für jede Buchung muss ein Beleg vorhanden sein
- tägliche Aufzeichnung der Kassenbewegungen
- Durchführung aller Eintragungen mit urkundenechtem Schreibmaterial, z.B. Tinte, dokumentenechtem Kugelschreiber oder in Maschinenschrift
- fortlaufende Nummerierung der Buchseiten oder der Kontenblätter
- keine Leerräume zwischen einzelnen Buchungen
- fortlaufende und lückenlose Erfassung aller Geschäftsfälle
- Buchungen dürfen nicht durch Radieren oder durch unleserliches Streichen unkenntlich gemacht werden
- klare und übersichtliche Aufzeichnung der Buchführung, so dass ein außenstehender Sachverständiger (Revisor, Betriebsprüfer) aus den Unterlagen die Geschäfts- und Vermögenslage des Unternehmens erkennen kann
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Belege?
Neben Handelsbüchern, Inventarlisten, Bilanzen müssen seit dem 01.01.1999 nun auch Buchungsbelege (Kassenbelege, Lohn- und Gehaltsabrechungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Spesenbelege, u.a.)10 Jahre!!! aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt weiterhin für Angebote, Schriftwechsel, Geschäftsbriefe, usw.
Was ist eine Dienstreise?
Seit 01.01.08 werden die Begriffe Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit unter dem Begriff Auswärtstätigkeit zusammengefasst. Definition: Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig wird.
Was zahlt der Arbeitgeber?
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die bei der Ausführung der ihm übertragenen Arbeit angefallenen Reisekosten als Auslagenersatz zu erstatten.Der Unternehmer kann dem Arbeitnehmer diese Reisekosten unter bestimmten Umständen und Höchstsätzen steuerfrei vergüten. Ohne steuerfreien Ersatz durch den Arbeitgeber steht dem Arbeitnehmer der Werbungskostenabzug bei seiner Einkommenssteuererklärung in entsprechender Höhe zu.
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